DOL aumenta la sanzione 2023 per le violazioni del piano di prestazioni sanitarie e previdenziali - New City Insurance (2023)

DOL Increases 2023 Penalty For Health And Welfare Benefit Plan Violations - New City Insurance (1)Il Dipartimento del lavoro degli Stati Uniti (DOL) è responsabile dell'amministrazione e dell'applicazione di oltre 180 leggi federali. Questi mandati a livello nazionale coprono molte diverse attività sul posto di lavoro per oltre 10 milioni di posti di lavoro e 150 milioni di lavoratori.

Quando i datori di lavoro violano i regolamenti DOL, come il salario e l'orario,benefici per i dipendenti, sicurezza sul lavoro e norme sulla remunerazione dei lavoratori, potrebbero incorrere in pesanti sanzioni. Nel 2023, queste sanzioni dovrebbero diventare ancora più severe poiché i regolamenti federali richiedono al DOL di adeguare le sanzioni per l'inflazione ogni anno entro il 15 gennaio.

Le violazioni dei piani di assistenza sanitaria e previdenziale sono tra le più comuni a causa delle normative in continua evoluzione. È importante che i datori di lavoro siano a conoscenza degli aumenti delle sanzioni DOL per le violazioni dei piani sanitari e previdenziali nel 2023 e del modo migliore per adeguarsi ai cambiamenti DOL.

Il nuovo dipartimento del lavoro aumenta le sanzioni ERISA per l'inflazione

Il 12 gennaio 2023 il Dipartimento del lavoro ha emesso regolamenti definitivi che prevedono adeguamenti dell'inflazione alle sanzioni pecuniarie civili. Questi adeguamenti sono applicati ai sensi del Federal Civil Penalties Inflation Adjustment Act del 1990 e successivamente modificati ai sensi del Federal Civil Penalties Inflation Adjustment Act del 2015.

L'emanazione di questa legge ha modificato in modo significativo il metodo con cui il DOL ha calcolato gli adeguamenti all'inflazione per gli aumenti delle sanzioni. Alcune modifiche al metodo includevano:

  • Avere un adeguamento di "recupero" per le sanzioni pecuniarie civili nel 2016
  • Richiedere alle agenzie federali, incluso il DOL, di adeguare annualmente le sanzioni per l'inflazione entro il 15 gennaio di ogni anno utilizzando una formula del costo della vita

Gli adeguamenti annuali delle sanzioni pecuniarie civili dovute all'inflazione sono importanti in quanto le sanzioni obsolete sono meno efficaci quando non tengono il passo con il costo della vita. Inoltre, disporre di sanzioni adeguate aiuta a scoraggiare le violazioni di queste leggi critiche applicate dalSalario e divisione oraria, con il risultato di luoghi di lavoro più sicuri e produttivi.

A partire dal 15 gennaio 2023, l'annuale del DOLinflazionegli adeguamenti alle sanzioni pecuniarie civili per violazioni dei requisiti previsti dall'ERISA includono quanto segue:

  • DOL Increases 2023 Penalty For Health And Welfare Benefit Plan Violations - New City Insurance (2)ERISA § 502(c)(2) –Questa violazione ERISA si riferisce al rifiuto o alla mancata presentazione del modulo di relazione annuale 5500 e comporta una sanzione di $ 2.586 al giorno.
  • ERISA § 502(c)(6) –Questa violazione ERISA si riferisce alla mancata fornitura delle informazioni richieste da un dipendente e/o dal DOL e comporta una sanzione di $ 110 al giorno, $ 184 al giorno o $ 1.846 per richiesta.
  • ERISA § 502(c)(9)(A) –Questa violazione ERISA si riferisce alla mancata informazione dei dipendenti sulle opportunità di copertura CHIP e comporta una sanzione di $ 137 al giorno per dipendente.
  • ERISA § 715 –Questa violazione ERISA si riferisce alla mancata fornitura del riepilogo della copertura dei benefici ai sensi del Public Health Services Act (sezione 2715(f) e comporta una sanzione di $ 1.362 per inadempienza.
  • Sezione 502(c)(4) –Questa violazione ERISA si riferisce alla mancata divulgazione di documenti specifici richiesti ai sensi di ERISA 101(k) e (l), o alla mancata fornitura di avvisi ai sensi di 101(j) e 514(e)(3) e comporta una sanzione di $ 2.046 per destinatario.

Modifiche al modulo 5500

Sponsorizzazionei benefici per i dipendenti sono un modo eccellente per i datori di lavoro di attrarre e trattenere i talenti; tuttavia, i vantaggi possono comportare anche determinati rischi di conformità. La serie Form 5500, in particolare, può essere difficile da rispettare a causa delle varie versioni del modulo e dei severi requisiti.

La serie Form 5500 è stata creata per soddisfare i requisiti di rendicontazione annuale ai sensi del titolo I e IV dell'Internal Revenue Code e dell'ERISA. Il completamento della versione corretta di questo documento richiede ai datori di lavoro di fornire al governo dettagli importanti sulle operazioni, le condizioni finanziarie e gli investimenti del loro piano.

Esistono tre varianti principali di questo modulo, tra cui il modulo 5500, il modulo 5500-SF e il modulo 5500-EZ. Il modulo 5500 si applica alla maggior parte delle aziende del settore pubblico e privato che forniscono piani a 100 o più partecipanti.

Modulo 5500-SFè la versione abbreviata del modulo 5000 e si applica alle aziende che hanno meno di 100 partecipanti al piano. Il modulo 5500-EZ si applica ai piani per un partecipante che coprono solo un imprenditore e un coniuge.

Con il nuovo aumento della sanzione DOL nel 2023, la mancata presentazione tempestiva del modulo di relazione annuale 5500 può comportare una sanzione di $ 2.586 al giorno. Le sanzioni generalmente iniziano ad accumularsi alla data del fallimento.

Modifiche al modulo M-1

Il modulo M-1 è stato creato per segnalare informazioni che riguardano molteplici accordi di welfare del datore di lavoro (MEWA) e entità che rivendicano eccezioni (ECE). Questo documento viene utilizzato per riportare le informazioni finanziarie e di custodia del MEWA, oltre a qualsiasi informazione per la conformità alla Parte 7 dell'ERISA.

Il termine "accordo di welfare per più datori di lavoro" si riferisce a un welfare per i dipendentipiano di beneficio altro accordo creato o mantenuto allo scopo di offrire benefici ai dipendenti di due o più datori di lavoro. Un MEWA inoltre non soddisfa la definizione di "singolo datore di lavoro" delineata nella Sezione 3(40)(B) dell'ERISA.

La mancata presentazione tempestiva del modulo di relazione annuale M-1 può esporre lo sponsor del piano a una penale di $ 1.881 al giorno. Questo requisito di deposito si applica solo a più accordi di welfare del datore di lavoro.

Richieste di informazioni da parte del DOL

DOL Increases 2023 Penalty For Health And Welfare Benefit Plan Violations - New City Insurance (3)I datori di lavoro sono responsabili del rispetto di tutte le richieste di informazioni inviate dal Dipartimento del lavoro, incluso un riepilogo delle prestazioni e della copertura (SBC). Questo documento fornisce al governo un riepilogo dei vantaggi, dei costi, dei servizi sanitari coperti e di altre caratteristiche di un piano sanitario che sono ritenute importanti per i consumatori.

Questi piani spiegano anche le caratteristiche uniche della politica, come eccezioni o limiti significativi, nonché la condivisione dei costi. Ai sensi dell'Affordable Care Act (ACA), gli assicuratori sanitari epiano sanitario di gruppoi fornitori in America sono tenuti a fornire ai consumatori un SBC.

I nuovi aumenti della sanzione DOL comportano una sanzione di $ 1.362 per inadempimento per ogni volta che un datore di lavoro non riesce a fornire un SBC conforme in modo tempestivo secondo i requisiti ACA.

I datori di lavoro possono anche incorrere in pesanti sanzioni se non forniscono informazioni sul piano al DOL su richiesta, come descrizioni riassuntive del piano e documenti del piano simili. Questa violazione può comportare una sanzione di $ 184 al giorno o una sanzione massima di $ 1.846 per evento.

Sono state inoltre apportate modifiche alle violazioni relative agli avvisi CHIP. Un avviso CHIP ha lo scopo di informare i dipendenti idonei del loro potenziale diritto a ricevere assistenza finanziaria tramite Medicaid o il Children's Health Insurance Program (CHIP) nello stato di residenza del dipendente.

La mancata fornitura di questo avviso a un dipendente può comportare una sanzione di $ 137 al giorno per dipendente.

Come verranno applicate le nuove sanzioni

L'Employee Benefits Security Administration (EBSA) è responsabile dell'applicazioneConformità ERISAtra i datori di lavoro in questo paese, nonché l'integrità della governance fiduciaria del piano di benefici per i dipendenti privati.

Nell'anno fiscale che termina il 30 settembre 2022, gli investigatori federali hanno chiuso un totale di 907 casi con 595 di questi casi (66%), con conseguenti azioni correttive, come sanzioni pecuniarie.

Nell'anno fiscale 2022, l'EBSA ha recuperato oltre 1,4 miliardi di dollari. Le azioni esecutive negli Stati Uniti hanno portato a $ 931 milioni di recuperi con circa $ 542 milioni recuperati per conto di partecipanti acquisiti cessati.

Inoltre, l'EBSA ha recuperato circa 8 milioni di dollari attraverso il Delinquent Filer Voluntary Compliance Program (DFVCP) e il Voluntary Fiduciary Correction Program (VFCP).

Uno dei modi più comuni per far emergere una violazione è se un dipendente presenta un reclamo al Dipartimento del lavoro o a un'altra organizzazione federale, attivando un audit.

L'IRS può anche controllare un'organizzazione se vengono rilevati errori di rendicontazione del reddito o di imposta sul lavoro errati. Il DOL ha anche il diritto di controllare casualmente qualsiasi datore di lavoro in qualsiasi momento. Se vengono scoperte violazioni, le sanzioni possono essere applicate all'organizzazione.

Legge sulla parità di salute mentale e sull'equità delle dipendenze

Nata nel 2008, laMental Health Parity and Addiction Equity Act (MHPAEA)è una legge federale che impedisce agli assicuratori sanitari e ai piani sanitari di gruppo che offrono benefici per la salute mentale o il disturbo da uso di sostanze (MH/SUD) di applicare limitazioni dei benefici meno favorevoli sui benefici MH/SUD rispetto ai benefici medici o chirurgici.

Originariamente, MHPAEA si applicava a justassicurazione sanitaria di gruppocopertura e piani sanitari di gruppo. Successivamente è stato modificato dall'Health Care and Education Reconciliation Act del 2010 per applicarsi anche alla copertura assicurativa sanitaria individuale.

Il Tesoro e il Dipartimento del lavoro hanno giurisdizione sui piani sanitari di gruppo privati, mentre il Dipartimento della salute e dei servizi umani (HHS) degli Stati Uniti ha giurisdizione sui piani sanitari di gruppo del settore pubblico.

DOL Increases 2023 Penalty For Health And Welfare Benefit Plan Violations - New City Insurance (4)L'EBSA ha sviluppato un progetto nel 2021 progettato per interpretare e applicare i requisiti dell'MHPAEA. L'ESBA ha emesso per la prima volta 156 lettere a sponsor e assicuratori del piano che richiedevano che i piani fornissero un'analisi comparativa delle limitazioni del trattamento non quantitativo (NQTL) in relazione alla salute mentale e ai disturbi da uso di sostanze. L'ESBA ha inoltre annunciato il proprio impegno a far rispettare l'MHPAEA nel 2022.

Ai sensi dell'MHPAEA, potrebbe essersi verificata una violazione se la copertura viene negata a un paziente e quel paziente ritiene di essere stato discriminato o che il piano sanitario abbia violato una legge applicabile. In questo caso, sia il governo federale che quello statale offrono ai pazienti metodi di ricorso formali.

Scopri come la nuova assicurazione municipale può aiutare la tua organizzazione ad adeguarsi ai cambiamenti DOL

La regola finale che adegua le sanzioni pecuniarie civili ai sensi dell'ERISA all'inizio del 2023 ha provocato una certa confusione tra le organizzazioni che devono aderire a queste nuove modifiche o rischiare pesanti sanzioni pecuniarie.

Le organizzazioni che si adattano a questi nuovi cambiamenti DOL dovrebbero prendere in considerazione la possibilità di lavorare con un espertosocietà di consulenza in materia di benefici ai dipendentispecializzato in assicurazioni, conformità, servizi tecnologici e consulenza sui benefit.

Nuova assicurazione della cittàha più di 15 anni di esperienza nell'aiutare le organizzazioni di tutti i settori a gestire i loro piani di benefit per i dipendenti e rimanere competitivi nei loro settori. Per assistenza nell'adattamento ai cambiamenti DOL o per parlare con un consulente esperto,richiedere una consulenza con New City InsuranceOggi.

FAQs

Why did I get a COBRA letter in the mail? ›

COBRA stands for the Consolidated Omnibus Budget Reconciliation Act. COBRA allows former employees, retirees, and their dependents to temporarily keep their health coverage. If you get COBRA, you must pay for the entire premium, including any portion that your employer may have paid in the past.

What is the summary of benefits? ›

Summary of Benefits and Coverage

It will summarize the key features of the plan or coverage, such as the covered benefits, cost-sharing provisions, and coverage limitations and exceptions.

How does COBRA work when you quit? ›

COBRA coverage lets you pay to stay on your job-based health insurance for a limited time after your job ends (usually 18 months). You usually pay the full premium yourself, plus a small administrative fee. Contact your employer to learn about your COBRA options.

What is the summary of benefits and coverage model? ›

The SBC is a snapshot of a health plan's costs, benefits, covered health care services, and other features that are important to consumers. SBCs also explain health plans' unique features like cost sharing rules and include significant limits and exceptions to coverage in easy-to- understand terms.

Can I be denied COBRA benefits? ›

If the former employee is considered an eligible plan participant, then he or she would be a qualified beneficiary and entitled to COBRA coverage unless the second exception (denial based on gross misconduct) is applied. Under COBRA, a person who has been terminated for gross misconduct may be denied COBRA.

Can you stay on COBRA after getting a new job? ›

You may stay on COBRA as long as you do not obtain a secondary insurance plan or become covered under your new employer's health insurance. The federal government's COBRA law allows workers to continue on the same plan they had when they working.

How do I get Medicare summary of benefits? ›

If you have received services but have not received an MSN, call 1-800-MEDICARE or access your MSN online by creating or logging into your secure Medicare account at www,medicare.gov/account (however, you should still request a paper copy for your records).

What is the difference between coverage and benefits in insurance? ›

Coverage is the amount of financial protection you get from insurance. Benefits are the health services your plan covers.

What is a benefit or benefits package? ›

A benefits package is the additional perks and benefits a company provides to its employees in addition to the employee's base wage or salary . Benefits can vary tremendously from industry to industry and company to company, depending on the desires of the employees and the capabilities of the organization.

How long can my spouse stay on COBRA if I go on Medicare? ›

For example, if a covered employee becomes entitled to Medicare 8 months before the date his/her employment ends (termination of employment is the COBRA qualifying event), COBRA coverage for his/her spouse and children would last 28 months (36 months minus 8 months).

What happens if you elect COBRA but don't pay? ›

But if you don't make your premium payment within the 30-day grace period, your coverage can be canceled permanently. You're still covered during the grace period, as long as you ultimately do end up making your payment by the end of the grace period.

How long does insurance last after quitting? ›

If you have an employment-based insurance plan, coverage typically ends on your last day of work or the last day of the month in which you quit. You may be able to continue receiving coverage through your employer health plan with COBRA for 18 months or longer, but this option is often costly.

What is a schedule of benefits? ›

A Schedule of Benefits (SOB – but not that SOB) is a document that outlines the fees associated with each type of health care service covered by your plan. This includes: Your deductible and out-of-pocket max amounts. Free preventive services.

What is benefit amount in insurance? ›

Benefit Amount means the insurance benefits provided in the policy and is the amount of insurance issued as shown on the Schedule.

What is a health and welfare defined benefit plan? ›

Defined-benefit health and welfare plans specify a determinable benefit, which may be in the form of reimbursement to the covered plan participant or a direct payment to providers or third party insurers for the cost of specified services.

What does COBRA notice mean? ›

Notice of Rights Under COBRA

The COBRA statute requires that continuation coverage be offered to covered employees and their covered dependents in order to continue their State-sponsored health/dental/vision benefit(s) in the event coverage is lost due to certain qualifying events.

What happens if you don't respond to COBRA? ›

If your COBRA payment is not made in a timely manner, or within the 30-day grace period then you are risking termination of your COBRA rights and coverage. If you do make the payments within the time allowed you will not lose coverage, but will still need to pay the later months' coverage.

What notifications are required for COBRA? ›

COBRA General Notice

Group health plans must give each employee and spouse a general notice describing COBRA rights within the first 90 days of coverage. Group health plans can satisfy this requirement by including the general notice in the plan's SPD and giving it to the employee and spouse within this time limit.

What does COBRA letter say? ›

These documents generally contain a variety of information, including the following: The name of the health insurance plan. Contact information for someone who can explain COBRA coverage in more detail. A description of the plan's continuation coverage.

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Author: Corie Satterfield

Last Updated: 12/21/2023

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